في حين أن هناك الكثير من أدوات البرامج لمعالجة المهام الفردية ، من مجموعات المكاتب السحابية إلى أدوات إدارة المشروع ، إلى برامج المحاسبة ، فقد يكون من الصعب أحيانًا التوفيق بين جميع المهام المختلفة في قائمة المهام الخاصة بك ، خاصةً عندما يكون لديك العديد من العملاء والمواعيد النهائية والأولويات.
بالإضافة إلى ذلك ، في بعض الأحيان قد تكون أدوات البرامج الأخرى رائعة للتركيز على مهمة معينة ، ولكنها ليست أفضل الأدوات للعمل من خلال نظرة عامة عامة.
لحسن الحظ ، هناك عدد من حزم البرامج المتاحة والمخصصة لإدارة المهام ، مما يسهل تنظيم عبء العمل وسير العمل.
والنتيجة هي تحسين القدرة على إدارة المهام المعقدة ، خاصة بالنسبة للمشاريع الفردية ذات الاحتياجات والمتطلبات المتعددة ، وكذلك للتعامل مع مشاريع متعددة لكل منها مطالبه الخاصة.
بالنسبة للفرق ، هناك أدوات برمجية متاحة تتيح لك العمل بشكل تعاوني.
لذلك سننظر هنا في أفضل تطبيقات وبرامج إدارة المهام ، للمساعدة في تسهيل تنظيم وإدارة احتياجات عملك.
1. Microsoft 365
قد يبدو هذا الخيار الأول وكأنه غش لبعض الناس ، لأن Microsoft 365 عبارة عن مجموعة من خدمات البرامج وليس تطبيقًا واحدًا. ومع ذلك ، فهو النظام الأساسي الأكثر فائدة عندما يتعلق الأمر بمهام العمل اليومية.
كبداية ، لديك برنامج Word لمعالجة المستندات ، حيث يمكن لأحدث إصدار استيراد ملفات PDF وحفظها أيضًا. يوجد أيضًا برنامج Excel لجداول البيانات وجميع رموز المعاملات التي قد تحتاج إلى القيام بها مع ذلك.
بالطبع ، هناك أيضًا تطبيقات لعروض Powerpoint التقديمية و Outlook لرسائل البريد الإلكتروني والتقويم والوصول لقواعد البيانات الأساسية.
لكن Microsoft تعمل على زيادة عروضها المكتبية الأصلية ، لذا فهي تأتي الآن مع Microsoft Teams لعقد مؤتمرات الفيديو والاتصالات العامة. إلى جانب حقيقة أن Microsoft 365 يعمل في السحابة وبالتالي يمكن استخدامه بواسطة أي جهاز به متصفح إنترنت ، فهو حقًا منصة قوية لعالم الأعمال الحديث.
هذا قبل أن نصل حتى إلى بدل التخزين السحابي السخي ، بالإضافة إلى تطبيقات إضافية لمستخدمي المؤسسات.
لطالما كان Microsoft Office عنصرًا أساسيًا في العمل المكتبي وشهد ظهور العديد من المنافسين ، ولكن تم تجميع أحدث إصدار مثل Microsoft 365 لتلبية كل احتياجات العمل الحديثة ، مع التعاون في صميمه.
قد لا يكون Microsoft 365 تطبيقًا منفردًا لإدارة المهام ، ولكنه مجموعة برامج شاملة ومتكاملة الميزات تتيح لك القيام بمعظم أي شيء تحتاجه عادةً من واحد.
2. Easynote
Easynote هي أداة أخرى لإدارة المهام سهلة الاستخدام وبأسعار معقولة. يوفر لك الأدوات اللازمة لإنشاء المهام وتعيينها وتتبعها. يستهدف التطبيق كل من المستخدمين العاديين والشركات ، ويمكن استخدام التطبيق لتنظيم كل شيء من قوائم التسوق إلى المشاريع متعددة المنصات.
من حيث الميزات ، يتيح لك البرنامج التعاون في المهام ومشاركة الملفات. يمكنك أيضًا تحديد المواعيد النهائية ، وتبعيات المهام ، والتنبيهات والتذكيرات ، بالإضافة إلى تقديم الملاحظات للزملاء ، وطلب تعديلات على المهام. علاوة على ذلك ، إذا كنت تخطط لاستخدام البرنامج في عملك ، فلن تحتاج إلى أي تدريب. إنه يعمل مباشرة من خارج الصندوق.
تدعي Easynote أن التطبيق يستخدمه عشرات الآلاف من الأشخاص والشركات في جميع أنحاء العالم ، بما في ذلك أمثال Samsung و Yamaha و Siemens و Barclays و Unicef و Pfizer.
يتوفر خيار مجاني للتطبيق ، ولكن أسعار الخيارات المدفوعة ميسورة التكلفة للغاية.
3. Trello
عندما يتعلق الأمر ببرامج إنتاجية الأعمال ، لا شك أن Trello هو أحد أكثر العروض شهرة وشهرة في السوق. متوفر على كل من أجهزة سطح المكتب والأجهزة المحمولة ، يتيح لك التطبيق تنظيم المهام الشخصية والمهنية. تسرد الشركة الواجبات المنزلية وقوائم التسوق ومشاريع العمل كأمثلة قليلة.
واجهة المستخدم ودية للغاية وتعتمد بشكل كبير على اللوحات التي تنشئها لتنظيم الأشياء التي تعمل عليها. يمكنك تصنيفها بناءً على موضوعات ومهام مختلفة ، ودعوة زملاء العمل والأصدقاء وأفراد العائلة للتعاون في المهام. يستخدم التطبيق أيضًا قوائم المراجعة وبطاقات المهام.
بمجرد إنشاء لوحة ، يمكنك إنشاء المهام وتعيينها لأشخاص مختلفين. من هنا ، يمكنك التعليق أو تلقي التعليقات للتأكد من أنك على المسار الصحيح مع كل شيء. لديك أيضًا خيار إضافة الصور ومقاطع الفيديو والملفات إلى البطاقات ، وإلقاء نظرة على قوائمك في طريقة عرض التقويم لمراقبة المواعيد النهائية.
Trello عبارة عن نظام أساسي قائم على السحابة يعمل عبر مجموعة من الأنظمة الأساسية والأجهزة ، بما في ذلك Windows و Mac و iOS و Android. التطبيق مجاني للاستخدام ، ويمكنك إنشاء العديد من اللوحات والقوائم كما تريد باستخدام الإصدار المجاني. ومع ذلك ، هناك منتجات متميزة مع المزيد من الميزات والقدرة على إرفاق ملفات أكبر ، مع خطة درجة رجال الأعمال والمؤسسة تقدم أكثر من 100 مستخدم.
4. Monday.com
إذا كنت تريد أداة إدارة مهام موجهة أكثر نحو فرق العمل ، فإن موقع Monday.com يتنافس على انتباهك. إنه جزء من برنامج إنتاجي أكثر توجهاً بصريًا يتيح لمديري المشاريع تفويض المهام ومراقبة الخطوات التي يتخذها أعضاء فريقهم لإكمال المهام بنجاح.
باستخدام التطبيق ، يمكنك إنشاء قوائم مهام ومهام شاملة ومشاركة الملفات والتواصل مع الزملاء. يوفر البرنامج قدرًا كبيرًا من المعرفة بالمشاريع ، مما يتيح لك إضافة تفاصيل مثل حالة المالك وتحديد الأولويات والجداول الزمنية. علاوة على ذلك ، هناك وظيفة دردشة مدمجة تتيح لك مناقشة المهام والتحديثات مع أعضاء الفريق الفردي والمجموعات.
الإعلانات
من خلال أخذ إشارات التصميم من Trello ، تأتي هذه الأداة مع وظيفة التقويم أيضًا. هذا يضع جميع مهامك ومواعيدك النهائية في مكان واحد. ولضمان عدم وصول معلومات العمل المهمة إلى الأيدي الخطأ ، يتم تشفير جميع البيانات المخزنة في التطبيق. تشمل ميزات الأمان الأخرى المصادقة الثنائية وتسجيل الدخول الأحادي وسجلات التدقيق.
5. Accelo
يتم تسويق Accelo كنظام أتمتة للشركات ، وهو عبارة عن نظام أساسي قائم على السحابة يتيح لك إدارة جميع أعمال العميل من مكان واحد. فهو يجمع بين جميع جوانب الأعمال - مثل المبيعات وإدارة المشاريع - في برنامج واحد.
يمكنك الاستفادة من مخططات السحب والإفلات لإدارة المشاريع ، وهناك ميزة تتبع المشروع التي تراعي النتائج والموارد والميزانيات. يمكنك أيضًا الحصول على أداة جدولة الفريق لتفويض المهام بين الموظفين المهرة بشكل مناسب ، جنبًا إلى جنب مع أجهزة ضبط الوقت للجوال والجداول الزمنية الآلية.
تشمل الأشياء الجيدة الأخرى وظيفة الفواتير التي تتم مزامنتها تلقائيًا مع Xero و QuickBooks والإشعارات الآلية. تقدم Accelo إصدارًا تجريبيًا مجانيًا حتى تتمكن من اختبار الخدمة ، والخطة الأساسية لكل مبيعات فردية أو مشاريع أو خدام أو وحدة خدمة أو خيار الكل في واحد الذي يجمع بين الأربعة في خطة عمليات خدمة واحدة.
تطبيقات إدارة المهام الأخرى للنظر فيها
لقد قدمنا خمس منصات فقط لإدارة المهام ، ولكن هناك الكثير من الخيارات الأخرى التي يجب مراعاتها. هذا ليس أقله لأن البرامج المختلفة ستفعل الأشياء بشكل مختلف وتحتاج إلى العثور على البرنامج الذي يفعل ذلك بشكل صحيح لفريقك. سنقترح أدناه بعض البدائل لتلك المذكورة أعلاه ، لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم مساعدتك في إدارة مهامك بشكل أفضل بدلاً من ذلك:
ربما يكون Slack هو أول من يضيف إلى هذه القائمة. تم إنشاء Slack بشكل أساسي كمركز تعاون للعمل ، ويعمل كمنصة اتصالات عامة. ميزة خاصة هي أنه كتطبيق ويب يمكن الوصول إليه من أي جهاز بغض النظر عن نظام التشغيل ، وهو مصمم بشكل خاص للاستخدام على الأنظمة الأساسية للجوّال. هذا يعني أنه إذا كان تنظيم فريقك وجمعهم معًا بشكل أفضل يمكن أن يساعدك في إنجاز المهمة بشكل أفضل ، فإن Slack هو منافس محدد.
Xenforo عبارة عن نظام أساسي للوحة الرسائل ، قد يبدو في البداية قبعة قديمة بعض الشيء مقارنة بالتطبيقات الأكثر حداثة. ومع ذلك ، يأتي Xenforo مع الكثير من الميزات المثبتة بشكل افتراضي ، ليس أقلها دفع الإخطارات ، بالإضافة إلى القدرة على إنشاء مناطق منفصلة يمكن عرضها فقط من قبل الموظفين الذين لديهم الأذونات ذات الصلة. هناك أيضًا مجموعة كبيرة من التخصيصات المتاحة من حيث المظهر والوظائف ، لذلك من السهل إنشاء مركز لإدارة المهام.
يعد Samepage خيارًا جيدًا آخر يجب مراعاته إذا كنت تبحث عن تعاون لتحسين الكفاءة وإدارة المهام. مركزية الاتصالات في مكان واحد ، ويهدف إلى جمع كل الدردشة والتعليقات وزملاء العمل معًا في فرق يمكن إدارتها لأي مشروع تحتاج إلى التعامل معه. يمكنك أيضًا دعوة الضيوف إلى المناقشات ، بالإضافة إلى وجود مناطق خاصة مسورة.
يهدف Basecamp إلى الذهاب إلى أبعد من ذلك ، حيث يوفر مجموعة من الأدوات الإضافية مثل الاتصالات وجداول المهام والمستندات وتخزين الملفات. الهدف هو الاحتفاظ بكل شيء ليس فقط في مكان واحد ولكن أيضًا مبسط. من خلال تمييز تواريخ الاستحقاق ، يسهل العثور على المواعيد النهائية القادمة وإدارتها لضمان اكتمال عدة مشاريع في الوقت المحدد.
Asana هي منصة أخرى تهدف إلى الجمع بين جميع مهام سير العمل بطريقة بسيطة وسهلة لإنجاز المهام. يتم المساعدة في ذلك من خلال واجهة المستخدم الرسومية البسيطة وسهلة الاستخدام حقًا مما يجعل من السهل معرفة ما يجب القيام به وتنظيمه. كمنصة لإدارة العمل ، فهي تعمل بشكل جيد مع الفرق ، وتسمح بجدولة الأهداف والمشاريع بسهولة.